美國
我應該以什麼形式保存我的稅務記錄？
……還有多久？
我有多年的 IRS 稅務記錄佔用空間。我想做兩件事之一。
- 將它們中的一部分或全部扔掉。
- 通過拍照將它們轉換為電子形式。
可以通過掃描或拍照的方式轉換成電子形式嗎？
稅收公告 97-22 規定了以電子方式儲存您的稅務文件的所有規則（以將其保存為可以接受審計的格式）： https ://www.irs.gov/pub/irs-tege/rp- 97-22.pdf
簡而言之，是的，這很好，但是如果保留原件，您必須遵循一些額外的要求。文件的第 4 節涵蓋了所有內容，但簡而言之，最重要的是：
- 電子儲存系統必須確保將硬拷貝或電腦化的書籍和記錄準確完整地傳輸到電子儲存介質。電子儲存系統還必須索引、儲存、保存、檢索和複製電子儲存的書籍和記錄。
- 複製電子儲存賬簿和記錄的清晰可讀的硬拷貝（在本稅收程序第 4.01(3) 節的含義內）的能力。
- 電子儲存系統複製的所有書籍和記錄在影片顯示終端上顯示和以硬拷貝複制時必須具有高度的易讀性和可讀性…
- 就該收入程序而言，“索引系統”是允許辨識和檢索以查看或複制電子儲存系統中保存的相關書籍和記錄的系統。
基本上，您必須能夠確保記錄不會被損壞，因此得到很好的備份等，您可以根據要求找到並檢索正確的記錄，並且您可以列印任何記錄的高質量硬拷貝。您還必須能夠簡單地解釋您的系統是如何工作的，以及您如何確保您擁有並且可以檢索 IRS 可能需要的所有重要記錄。
還有一些其他更晦澀的要求，因此請查看我上面連結的文件以查看所有要求。還要檢查您的州稅務局是否允許使用電子記錄。
除此之外，我多年來一直在做類似的事情並且從來沒有遇到過問題，儘管我確實在掃描件上使用了 OCR 軟體以使它們更容易搜尋，或者在文件的情況下，我有一個數字原始儲存所以它是可搜尋的。
TLDR
來吧，只要確保你遵守美國國稅局的要求。
美國國稅局有一個網頁解釋了這一點。您也可以在 Google 上搜尋“我應該保留多長時間的稅務記錄”以獲得其他解釋。由於權力就像一個概要，以下是重點：
<https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records>
適用於所得稅申報表的限制期
- 如果以下情況 (4)、(5) 和 (6) 不適用於您，則將記錄保留 3 年。
- 如果您在送出報稅表後申請抵免或退款，則從您送出原始報稅表之日起 3 年或從您繳納稅款之日起 2 年（以較晚者為準）保留記錄。
- 如果您就無價值證券損失或壞賬扣除提出索賠，請保留記錄 7 年。
- 如果您不報告應報告的收入，並且該收入超過您報稅表上顯示的總收入的 25%，則將記錄保留 6 年。
- 如果您不送出申報表，請無限期保留記錄。
- 如果您送出欺詐性退貨，請無限期保留記錄。
- 在稅款到期或繳納之日（以較晚者為準）後至少保留 4 年的就業稅記錄。
FWIW，幾十年來，我一直保持我的回報 7 年。