是否有任何管理非零用現金的特殊程序？
我們需要在日本通過貨到付款支付大量購買費用。我應該使用什麼特殊程序來管理這個現金賬戶嗎？我讀過很多關於零用現金管理的文章，但它們都強調零用現金是用於少量現金的，即經常引用低於 100 美元的現金。在我們的案例中，我們平均每週花費超過 1,200 美元。對於許多日本線上賣家來說，貨到付款是他們唯一的付款方式。
我曾委託一位前員工將這筆現金作為零用現金進行管理，但發現她並沒有真正妥善地管理它，而且賬戶出現了失衡。我正在考慮對差異進行一些調整併開始一個新帳戶並妥善管理它，但想先仔細檢查一下是否有任何我應該注意的特殊程序，因為正如我所指出的，每個我讀到的關於小額現金的文章提到它用於“小額”現金，所以如果我們每月花費大約 5,000 美元，我應該做些什麼不同的事情，或者只是像管理小額現金一樣管理這個“大現金”賬戶？
在與兩位註冊會計師交談後，似乎使用定額備用金系統管理它是最好的主意。
定額備用金系統的基本特徵是保留固定金額，然後在餘額不足時進行補充。這種補充將來自另一個帳戶來源，例如，零用現金將通過兌現銀行帳戶上的支票來補充。
零用現金預付金制度只允許補足支出。因此，如果您在本月開始時有 100 歐元的小額現金浮動並在當月花費了 90 歐元，那麼 90 歐元將被放入您的小額現金浮動中，以恢復您的小額現金浮動餘額到 100 歐元。補貨記入主要現金賬戶，通常是銀行賬戶（Dr - Petty Cash a/c, Cr - Bank a/c），借方將根據小額現金收據（Dr - 費用 a/c，Cr - 零用現金 a/c)。
在每個月發行固定金額（例如，每次需要現金時 100 歐元）的非定額備用金系統中，沒有動力確保所有發行的錢都已記錄在案，因為當錢全部用完時，就會發行固定金額的支票. 協調非預付金系統要困難得多，因為您永遠不知道浮動中應該有多少。
在定額備用金系統中，要求的金額被記錄在案，文件是零用現金賬簿及其相關的收據或發票。因此，您可以隨時通過從期初小額現金浮動中扣除所花費的金額來檢查小額現金浮動中應該剩下多少。
您像管理任何其他帳戶一樣管理此帳戶。“小額現金”是指現金用於臨時購買的賬戶，您將一定數量的現金存放在抽屜中並根據需要取出。然而，除了將其命名為“零用現金”之外，它並沒有什麼小意思——它和其他賬戶一樣。
許多人選擇只是“扣除”轉入“零用現金”賬戶的金額，根本不對其進行管理。在這裡，金額很重要——一些較小的金額可能屬於適當監管機構的“最低限度”規則。由於您沒有告訴您您在哪里以及您的業務是什麼 - 我們無法告訴您您的情況的規則是什麼。
如果您跟踪該帳戶的使用情況（並且從您的描述中聽起來像您）-那麼“小額現金”這個名稱就毫無意義。這是一個和其他帳戶一樣的帳戶。
由於您有一名員工處理這筆現金，您應該建立一些內部審計程序，以確保沒有挪用公款並且一切都得到考慮。您可能希望比其他人更頻繁地核對此帳戶，並更徹底地檢查它的情況。
由於它是一個“個人理財”論壇，我假設您是獨資經營者或非常小的企業，而 SEC/SOX 規則不適用於您。如果他們這樣做 - 您應該有一個有執照的會計師（註冊會計師或您所在地區監管的任何公共會計名稱）來幫助您。