整理費用/收入/個人財務文件（無紙化辦公室）
一段時間以來，我一直試圖通過搬到“無紙化辦公室”（從這裡開始的 PO）來組織我的個人財務，但我一直無法滿足我對直覺組織和易用性的需求。我這個 PO 的目標不是消除，而是讓自己不要經常購買笨重的文件櫃。我一直在通過掃描我所有的費用、存款單、賬單等來做到這一點。在開始這個項目之前，我只在一個小文件櫃裡的賬單上整理了我的費用。它看起來像這樣：
文件櫃 - 賬單 - 租金/抵押 - 2008 - 一月賬單 - 二月比爾... - ... - ...十二月法案 - 2009 - 2010 - 2011 - 電的 - 2008 - 2009 - 2010 - 2011 - 氣體 - 2008 - 2009 - 2010 - 2011 - 電話 - 2008 - 2009 - 2010 - 2011 - 保險 - 車輛 - 2008 - 2009 - 2010 - 2011 - 健康 - 根據 - 2009 - 事故（Aflac） - 2009 - 2010 - 項目 - 網站 - 花園 - 學校 - 英語301 - 藝術 303 - 等等 - 你明白了我喜歡這方面的工作方式，除了我無法記錄我通過信函獲得的一些主要通信，例如政策變更、利率變更信函、賬戶調整，以及類似性質的事情。
然後我了解到跟踪所有費用（我使用電子表格進行）並將它們與每月的銀行對賬單進行比較是一個好主意，所以我一直在努力跟踪每筆費用，存款通過掃描所有內容並具有如下文件結構來進行主要溝通（與其說是行銷材料）：
C:\Users\User\Documents\Finances\Accounting \2009 \01 \2009-01-13 - 收據 - Store.pdf \2009-01-22 - 抵押貸款 - Bank.pdf \2009-01-25 - 法案 - 服務提供商.pdf \02... \... \...12 \2009 現金流量.ods \2010 \01... \... \...12這種設置非常適合按時間順序進行跟踪，但是根據特定的供應商/服務提供商/銀行/組織來跟踪事情會很痛苦。當然，有一個文件搜尋功能，但我總是發現它缺少它，無論參數設置如何。我考慮過為賬單和基本費用設置一個單獨的部分，使其看起來像這樣：
C:\Users\User\Documents\Finances\Accounting \票據 \銀行 \2009 \2009-01-01 - 抵押貸款 - Bank.pdf \2009-02-01 - 抵押貸款 - Bank.pdf \2009-02-15 - 隱私聲明 - Bank.pdf \2009-03-01 - 抵押貸款 - Bank.pdf \2010 \2011 \電話 \2009 \2009-01-12 - 比爾 - Phone.pdf \花費 \2009 \01 \2009-01-03 - 收據 - Grocery.pdf \2009-01-06 - 收據 - Mom & Pop Shop.pdf我唯一的缺點是我無法通過單個文件夾來設置電子表格來與我的銀行對帳單進行比較，但是當使用單個文件夾（每月費用+賬單+通訊）時，將它們分開有點困難雜草中的小麥。我的一些問題源於購買大件物品，比如冰箱。我可以掃描收據並將其放在每月費用文件夾中，但是將使用者手冊放在包含費用文件的文件夾中似乎是錯誤的，當我真的需要閱讀它時，我怎麼會記得它在裡面文件夾？
如果你很好奇，以下是我在這種愚蠢的瘋狂背後的目標：
- 良好的文件（防止絕望的收款人要求支付已經支付的費用）
- 審計（除非我特意檢查，否則我不會注意到 10 美元從我的賬戶中流出）
- 預算援助（有助於提供建立預算的框架即時！）
我知道“完美”的組織計劃並不真正存在，並且對每個人來說都是主觀的，但我想知道您為組織財務所做的工作以及它是如何為您工作的？我特別想听聽那些試圖擺脫龐然大物文件櫃的人^^
PS我讀過這篇關於跟踪費用和收入的文章，但這並不是關於保存個人理財相關文件的組織。其中一個答案涉及 GnuCash，所以我正在考慮將它與我使用的任何組織方案集成，所以我也想听聽 GnuCash 使用者的意見，請 =D
如果你很好奇，這就是我在這種愚蠢的瘋狂背後的目標
你說的……最後兩個詞，我的意思是…… :-)
如果您正在審核您的報表 - 為什麼您需要在審核後保留這些資訊？您收到了上個月的對帳單，您確認那裡出現的星巴克費用與您的收據中的相同 - 為什麼還要保留它們？完成，沒有 10 美元的水滴，扔掉它們。
為什麼需要保留冰箱使用者手冊？做什麼的？你不知道怎麼操作冰箱？你不知道誰是製造商在網上查一下，以防你以後需要？讀一遍，在你的日曆上標記維護細節（比如：TODO：3個月更換濾水器），就這樣。完畢。把它扔掉（扔到紙資源回收筒）。
您需要收據作為購買證明以進行保修嗎？做一個“保修”文件夾，把它們都放在那裡，為什麼是費用？你不會每個月都買一台冰箱。就是這樣，這樣您就無需保留每月費用文件夾。要麼在審計後把東西扔掉，要麼把它放在你真正需要的地方。您最多只需要一個文件夾兩個月（最後一個和目前），而不是過去 4 年中每年 12 個月。
我也在嘗試整理我的財務文件。我有一個富士通 ScanSnap，它像一把熱刀穿過黃油一樣撕開我的文件（即太棒了）。
以下是我如何解決組織論文的問題。
我正在有機地組織我的。以下是主要部分：
- 我已經有了一些組織，所以我只是按原樣保存文件夾，然後或多或少地將它們掃描成 PDF。我掃描東西的順序並沒有太多的微調。
- 我有一個簡單的命名系統。很多事情都是按年份組織的，所以我從那個開始。然後是其他一些描述符，例如我的銀行名稱或信用卡名稱。然後，如果需要多個文件，我會添加一個索引。即
2009_JoeBobsBank_001.pdf,2009_JoeBobsBank_002.pdf等。- 我將文件放回文件夾中，並在文件夾中寫下掃描文件的名稱，以防我出於某種原因需要追踪原件。（我只是想把文件從我的頭髮上弄掉，而不是擺脫它們，但如果你願意，你可以擺脫更多。不打擾我。）
- ScanScap 軟體包有一個應用程序，用於在大多數情況下使掃描的 PDF 可搜尋。所以我真的不需要通過文件頁面來尋找東西。我只是用我的搜尋能力來找到我需要的東西。OCR 非常適合列印文件。
所以無論如何，所有這一切都是說沒有必要將文件組織到刀柄上。如果您願意，那也可以，但這是一種權衡：前期組織可能會在以後節省一些時間。可用的搜尋功能正在降低仔細組織文件的優勢。如果把你所有的文件都扔在數字堆裡會讓你皮膚發抖，那我不會強迫你，但我暫時不擔心。
您對其他跟踪所做的事情對我來說聽起來不錯。其他人可能對此有不同的見解。