小企業
為什麼要使用 Quickbooks 等會計軟體而不是 Excel 電子表格？
我和一些朋友正在創辦一個小型景觀合作社，並正在考慮我們將如何管理會計。我們過去工作過的地方都使用 Excel 電子表格來管理他們的所有財務。
然而，我在網上閱讀的很多內容都表明，除了最簡單的企業外，最好使用 Quickbooks 或Gnucash等會計軟體，而不是電子表格。
我看到的一些原因是：
- 使用 Excel 公式很複雜並且容易出錯。會計軟體為您處理所有計算，並正確執行。
- Excel 電子表格很容易受到欺詐，因為它很容易更改資訊並且很難跟踪誰在進行更改，而會計軟體則保留了審計跟踪。
- 電子表格錯誤更容易出現（複製/粘貼錯誤、將內容移出其他公式計算所依據的單元格等），並且更難追踪。
- 每個收入流都需要不同的電子表格來跟踪我們的收入……這意味著隨著我們開始提供更多服務，電子表格的數量會增加，這可能會讓人感到困惑。
你們會說這些都是公平的說法嗎？您是否有任何其他原因更喜歡會計軟體而不是 Excel（反之亦然）？
基本上，您為什麼建議新企業使用專門的軟體來完成所有會計工作，而不是僅在電子表格中進行管理？
謝謝！
我會說您在問題中列出的所有原因都是有效的，我會添加以下內容……
您從事的是園林綠化業務，而不是會計業務。如果您在電子表格中管理所有內容，那麼至少你們中的一個人必須成為簿記員，並將景觀留給其他人。電子表格在你如何使用它們方面是“不可知的”，所以你必須把它們變成一個會計系統，這意味著你現在不僅是一個簿記員，而且你也是一個開發者，甚至更少園丁的畫像。會計軟體已經由了解會計的開發人員開發。使用它只需要您執行數據錄入任務，然後您就可以專注於景觀美化、客戶服務、銷售和市場行銷等對您的業務真正有貢獻的事情。
了解基本的會計原則對你還是有好處的。專門的會計軟體將指導您完成學習過程，並幫助您避免在學習過程中犯下許多代價高昂的錯誤。
我覺得你的理由很好。從根本上說，會計軟體旨在確保您以最少的錯誤和良好的審計有效地記錄您的會計數據。但是您仍然需要正確使用該工具才能獲得好處。
另一個優勢是許多會計師都熟悉 QuickBooks，如果您使用他們喜歡的工具，可以更有效地處理您的帳戶。