保持記錄中
按帳戶或按年份歸檔財務記錄
我最近搬家了，我正在為我的財務記錄等建立一個歸檔系統。我是一個相當精明的記錄員，但我的新房子的儲存選擇有限，我需要重新審視我是如何做到的儲存我的重要財務記錄。
一般來說，您認為按帳戶歸檔財務記錄還是按年歸檔更理想？更有可能的是，需要提供特定帳戶中的某些文件的文件，或提供一年的全部記錄（例如，稅務審計或信用糾紛）？
首先，只要可行，我會盡量保留電子記錄（帶有適當的備份）：水電費、信用卡對帳單、銀行對帳單等。這大大減少了儲存空間，並且可以永久保存。對於硬拷貝記錄，這取決於交易。我嘗試根據將來需要訪問記錄的可能性來平衡歸檔時間和恢復時間。我不太可能需要今天早上在星巴克喝咖啡的收據，而不是需要出租物業的水電費（100%，到納稅時間）。
例如，預設情況下，我會按年送出我的信用卡收據，這些收據不會在其他地方送出，所有卡都保存在一起，並在 5-7 年後將它們剔除。我保留了所有的信用卡收據，只是因為這比決定保留什麼和丟棄什麼對我來說更省力。我按月將它們放在手風琴文件中，並為當年和往年保留兩個。每年年初，我都會把最舊文件中的收據扔掉並重新使用。
任何需要保存超過幾年的東西都會單獨送出。某些記錄保存在一起。例如，汽車維修/保養收據按車輛歸檔並在車輛的整個生命週期內保存（在出售時可能很有用，以提供維修歷史記錄）。出租物業的所有收據都保存在一起，按帳戶分類。我會保留這些直到房產出售。所有沒有特定文件的與稅務相關的收據都按年度與納稅申報表一起保存。